Otel Tekstili İstanbul
Otel Tekstili Tedarik Sözleşmesi: Fiyat, Teslim, Kalite, İade ve Hasar Maddelerini Riskten Koruyacak Şekilde Kurmak

Otel Tekstili Tedarik Sözleşmesi: Fiyat, Teslim, Kalite, İade ve Hasar Maddelerini Riskten Koruyacak Şekilde Kurmak

29 Ekim 2026

Otel tekstili tedarik sözleşmesi, sipariş fişindeki adet ve fiyat satırlarının çok ötesinde bir sorumluluk paylaşımıdır. Satın alma departmanı bütçeyi, çamaşırhane yıkama ömrünü, kat hizmetleri ise oda hazırlık hızını düşünür; ama imzalanan tek bir belge bu üç birimin de kaderini bağlar. Sözleşme iyi kurulmazsa sorun ilk partide değil, genellikle üçüncü yıkamada ortaya çıkar.

Uygulamada anlaşmazlıkların çoğu aynı noktalarda tekrarlanır: beyan edilenden düşük gramaj, oda başına eksik çıkan adet, söz verilen tarihte gelmeyen parti, ilk yıkamada boy veren nevresim ve depoya hasarlı inen koli. Bu maddelerin hiçbiri tek başına "kötü niyet" değildir; hepsi eksik tanımlanmış bir metnin doğal sonucudur.

Bu yüzden sözleşme, teknik şartname eki ve onaylı numune üçlü olarak okunmalıdır. Şartname "ne" sorusunu, numune "hangi görsel ve dokusal referans" sorusunu, sözleşme ise "hangi koşulda kabul, hangi koşulda ret" sorusunu cevaplar.

  • Fiyat: hangi teknik değer bazında verildi, neler dahil, nasıl güncellenir?
  • Teslim: çerçeve mi parti parti mi, hangi tarihten sayılır, gecikirse ne olur?
  • Kalite: hangi belge, hangi numune ve hangi sayısal toleransla sabitlenir?
  • İade: ayıp ne zaman bildirilir, süreç nasıl işler, depolama kime ait?
  • Hasar: risk hangi anda alıcıya geçer, sigorta ve tutanak nasıl kurulur?

İçindekiler

  1. İmzadan Önce Netleşmesi Gereken Beş Karar
  2. Fiyat Maddeleri: Birim Fiyat, Para Birimi ve Güncelleme Nasıl Yazılır?
  3. Teslim Süresi, Teslim Şekli ve Gecikme Maddeleri
  4. Kalite Hükümleri: Şartname Eki ve Onaylı Numune Sözleşmeye Nasıl Bağlanır?
  5. İade, Ayıp ve Hasar Sorumluluğu Maddeleri
  6. Hangi Değer Hangi Yöntemle Doğrulanır?
  7. Ödeme Koşulları, Teminat ve Cezai Şartlar
  8. İmza Öncesi Son Kontrol: Sözleşmede Bu Maddeler Yoksa İmzalamayın

İmzadan Önce Netleşmesi Gereken Beş Karar

İmza anında verilen sözlü güvenceler sözleşmede yazılı değilse yoktur. Aşağıdaki beş karar, metnin omurgasını oluşturur ve her biri ölçülebilir bir ifadeye dönüşmelidir.

KararSözleşmeye yazılacak ifadeSorumlu taraf
Fiyat bazıBirim fiyat; ölçü, gramaj (gr/m²), elyaf içeriği ve adet belirtilerek verilirTedarikçi beyanı, alıcı onayı
Teslim modeliYıllık çerçeve + parti parti sevk; her parti ayrı teslim programına bağlanırAlıcı planlama, tedarikçi taahhüt
Kalite sabitlemeOnaylı numune + revizyon numaralı teknik şartname eki sözleşmenin eki sayılırİki taraf imzalı numune
Ayıp bildirimiAçık ayıpta teslimden itibaren 7 gün, gizli ayıpta ilk yıkamadan itibaren 30 günAlıcı bildirim, tedarikçi yanıt
Hasar geçişiRisk, mal boşaltma ve sayım tutanağının imzalanmasıyla alıcıya geçerNakliyeci / tedarikçi

Bu tabloyu sözleşmenin giriş bölümüne referans olarak koymak, ilerleyen maddelerdeki tartışmayı büyük ölçüde kapatır.

Fiyat Maddeleri: Birim Fiyat, Para Birimi ve Güncelleme Nasıl Yazılır?

Fiyatın ürün adıyla değil teknik değerle tanımlanması en kritik noktadır. "Otel havlusu 50×90" ifadesi bir şey söylemez; 50×90 cm, 500 gr/m², %100 pamuk, Ne 20/2 ifadesi fiyatı karşılaştırılabilir hale getirir. Aynı ölçüde iki havlu arasındaki maliyet farkının büyük kısmı gramaj ve elyaf oranından gelir.

Fiyatın içine neyin dahil olduğu tek tek yazılmalıdır. Aksi halde teslim günü çıkan nakliye veya palet faturası anlaşmazlığa dönüşür.

  • KDV dahil mi, hariç mi?
  • Nakliye, boşaltma ve araç üstü istifleme kime ait?
  • Paletleme, koli ve etiketleme maliyeti fiyata dahil mi?
  • Numune, ilk parti ve tekrar siparişlerde fiyat aynı mı?

Para birimi konusunda iki yol vardır: sabit kur ile TL fiyat ya da döviz bazlı fiyat + güncelleme formülü. Yıllık çerçeve sözleşmelerde ikinci yöntem daha sağlıklıdır; çünkü tedarikçiyi gizli maliyet artışları yerine öngörülebilir bir formüle bağlar.

Kademeli Fiyat ve Adet Kırılımı

Yıllık taahhüt adedi, ara sipariş adetleri ve fiyat arasındaki ilişki açık yazılmalıdır. Tedarikçiler genelde üretim partisi kurulum maliyetini adet üzerinden geri alır; bu yüzden kademeli basamaklar hem alıcıya hem üreticiye planlama kolaylığı sağlar.

  1. 0–5.000 adet: genellikle liste fiyatı, nakliye ve paletleme alıcıya aittir.
  2. 5.001–15.000 adet: birim fiyatta kademeli indirim, nakliye tedarikçide.
  3. 15.000 adet ve üzeri: en düşük basamak; etiketleme ve paletleme dahil, teslim programı bağlayıcı.


Kademeleri adet aralığı olarak değil, belirli bir döneme ait toplam taahhüt olarak yazmak da mümkündür; önemli olan hangi sayının esas alındığının net olmasıdır.

Hammadde ve Kur Artışında Fiyat Güncelleme Formülü

Yıllık çerçeve sözleşmede fiyatın sabit kalıp kalmayacağı baştan yazılmalıdır. Zam talebi soyut gerekçelerle değil, belgeye dayandırılmalıdır: pamuk endeksi, döviz kuru, enerji veya çalışma ücreti artışı gibi.

Güncelleme sıklığı sınırlandırılmalı — örneğin yılda en fazla bir kez ve yürürlükten en az 30 gün önce yazılı bildirimle. Formül sözleşmeye şu biçimde işlenebilir:

"Taraflar, hammadde endeksindeki yıllık değişim oranı %10'u aştığı takdirde, aşan kısma karşılık gelen oran kadar fiyat güncellemesini, yılda bir defayı aşmamak kaydıyla ve 30 gün önce yazılı bildirimle talep edebilir."

Teslim Süresi, Teslim Şekli ve Gecikme Maddeleri

Teslim süresinin hangi tarihten sayılacağı, sözleşmenin en çok yanlış anlaşılan kısmıdır. Sipariş onayı mı, numune onayı mı, avansın hesaba geçtiği gün mü? Uygulamada en güvenli kurgu, süreyi numune onayı ve avansın birlikte tamamlandığı tarihten başlatmaktır; çünkü üretim ancak bu iki koşul sonrası başlar.

Teslim yeri ve boşaltma sorumluluğu mutlaka tanımlanır: depo teslimi, oda katına teslim veya araç üstü teslim birbirinden çok farklı maliyet ve sorumluluk doğurur. Ambalaj şartları da listelenmelidir:

  • Koli içi adet ve katlama biçimi (oda seti hâlinde paketleniyor mu?)
  • Palet ölçüsü, palet başına koli sayısı, streçleme ve köşe koruması
  • Etiketleme: ürün adı, ölçü, gramaj, elyaf içeriği, parti numarası ve üretim tarihi
  • Barkod veya iç izleme kodu şartı

Teslim şekli yazılırken ticari teslim kurallarına benzer ifadeler kullanılabilir: "araç üstü teslim", "depoda boşaltılmış teslim" gibi net tanımlar, ileride çıkacak boşaltma ve hasar tartışmalarını en baştan kapatır.

Parti Parti Teslim Programı

Yıllık çerçeve sözleşmede tüm üretimi tek tarihe bağlamak riski büyütür. Onun yerine sezon takvimine bağlı bir sevk programı eklenmelidir: sezon açılışı öncesi ana parti, yaz dönemi öncesi takviye partisi, renovasyon dönemlerinde değişim partisi.

Ara siparişlerde tedarikçinin ihtiyaç duyduğu hazırlık süresi de sözleşmeye işlenmelidir. Örneğin "5.000 adede kadar ara siparişler için hazırlık süresi 21 gün, üzeri için 30 gündür" gibi bir ifade, acil ihtiyaçlarda konuşulacak zemini hazırlar. Açılış öncesi planlamada ürün grubu bazlı liste çıkarmak, teslim takvimini de doğal olarak netleştirir; yeni açılan otel için oda tipi bazında kurulum ve açılış siparişi planı bu çerçevede yol gösterici olur.

Gecikme Cezası ve Mücbir Sebep Sınırları

Gecikme cezasının günlük oran mı, sabit tutar mı olacağı ticari tercihtir; fakat iki şey mutlaka yazılmalıdır: cezanın üst sınırı ve bu sınır aşıldığında alıcının fesih hakkı. Sınırsız ceza maddesi pratikte uygulanamaz, sınırsız tolerans ise teslim disiplinini bozar.

"Tedarikçi, parti teslim tarihini her gecikmeli gün için parti bedelinin %0,5'i oranında cezai şart ödeyerek aşabilir. Toplam ceza, parti bedelinin %10'unu aşamaz; bu sınırın aşılması hâlinde alıcı, partiye ilişkin sözleşmeyi tazminat talep etmeksizin feshedebilir."

Mücbir sebep tanımı ise daraltılmalıdır. Doğal afet, resmî kısıtlama ve grev kabul edilebilir; ancak "hammadde bulunamaması", "kapasite doluluğu" veya "nakliye aracı bulunamaması" mücbir sebep sayılmamalıdır. Bu ayrım yazılmazsa her gecikme mücbir sebebe bağlanır.

Kalite Hükümleri: Şartname Eki ve Onaylı Numune Sözleşmeye Nasıl Bağlanır?

Kalite maddesinin en büyük zayıflığı, şartnamenin sözleşmeden ayrı bir dosya olarak dolaşmasıdır. Bunu önlemek için "Revizyon No: 03 / tarih: ... olan teknik şartname, işbu sözleşmenin ayrılmaz ekidir" cümlesi zorunludur. Aynı şekilde kalite belgeleri — uygunluk beyanları, standart ve ekolojik etiketler, analiz raporları — hangi aşamada sunulacağı yazılmalıdır: teklif aşamasında mı, ilk parti sevkiyatında mı, yoksa yıllık olarak mı?

Onaylı Numune ve Referans Numune Saklama

Numune, sözleşmenin görsel ve dokusal hafızasıdır. Numune onay tarihi, numune kodu ve saklama süresi yazılmazsa iki yıl sonra "biz böyle göndermiyorduk" tartışması çözülemez.

  • Onay, iki tarafın imzasıyla ve tarih atılarak yapılır.
  • Numunenin bir kopyası tedarikçide, bir kopyası alıcıda mühürlü ve ışıktan korunmuş şekilde saklanır.
  • Saklama süresi genellikle sözleşme süresi + 1 yıl olarak belirlenir.
  • Kabul testinde referans, öncelikle onaylı numunedir; şartname değerleri ile numune çelişirse şartname esas alınır.

Sözleşmeye Yazılacak Teknik Değerler: Gramaj, Elyaf İçeriği ve Dokuma

"Kaliteli kumaş" gibi ifadeler sözleşmede karşılıksızdır. Her değer sayı ve toleransla yazılmalı; ölçüler ürün grubuna göre ayrı tablolar hâlinde verilmelidir. Otel tekstilinde tipik ölçü aralıkları şöyledir:

Ürün grubuTipik ölçüKabul toleransı
Banyo havlusu70×140 cm±2 cm
El havlusu50×90 cm±2 cm
Yastık kılıfı50×70 cm±1,5 cm
Nevresim (tek / çift)160×220 cm / 200×220 cm±2 cm
Çarşaf (lastikli / düz)160×200+30 cm / 240×280 cm±2 cm

Renk ve görsel şartlar da sayısallaştırılmalıdır: renk kodu, parti içi renk farkı sınırı, yıkama sonrası renk haslığı ve çekme beklentisi maddeye eklenmelidir. Nakış veya logo uygulaması varsa iplik tipi ve yıkama dayanımı ayrıca tanımlanır; otel havlusunda logo nakışı rehberi bu şartların yıkama ömrüyle ilişkisini ayrıntılı açıklar.

Gramaj (gr/m²) ve Kabul Toleransı

Havluda tipik gramaj 400–600 gr/m², bornozda 350–450 gr/m² aralığındadır. Nevresim ve çarşaf kumaşları ise genelde 110–140 gr/m² bandında üretilir. Sözleşmeye yazılacak tolerans genellikle beyan edilen gramajın ±%5 bandıdır.

Ölçüm koşulu da yazılmalıdır: numune kuru hâlde, standart atmosferde (20 °C ± 2 °C, %65 ± 4 nem) ve belirli bir alandan (örneğin 10×10 cm kesit) tartılarak değerlendirilir. Gramaj düşüklüğü yalnızca ağırlık kaybı değildir; emiciliği, hav yapısını ve dolayısıyla çamaşırhane turu sayısını doğrudan etkiler.

Elyaf İçeriği: Pamuk/Polyester Oranı ve Karışım Beyanı

Havlu ve bornozda beklenti genellikle %100 pamuk'tur. Nevresim ve çarşaflarda ise dayanıklılık ve düşük çekme için karışımlar tercih edilir; oran yazımı net olmalıdır: %50/50 veya %65/35 gibi. Karışım oranı sapması için kabul sınırı belirlenmeli — örneğin beyan edilen orandan ±%3 sapma kabul, üzeri ret.

Elyaf içeriği hem etiket hem de analiz raporuyla teyit edilmelidir; yalnızca tedarikçi beyanına dayanan karışım, yeniden siparişlerde sessizce değişebilir.

İplik Numarası, Tel Sıklığı ve Dokuma Tipi

Nevresim ve çarşafta iplik numarası (Ne) ile tel sıklığı birlikte okunur; biri tek başına kalite göstergesi değildir. Ne 40/1 ince, Ne 30/1 daha dolgun bir iplik anlamına gelir; tel sıklığı ise 1 inch² veya 1 cm²'ye düşen iplik sayısıdır.

Ürün grubuİplik numarası (Ne)Tel sıklığıDokuma tipiBeklenen kullanım
Perkal nevresimNe 40/1~200 tel/inch²BezayağıStandart oda, yüksek yıkama turu
Saten nevresimNe 40/1 – 60/1250–300 tel/inch²SatenSuite ve üst segment oda
Dimi çarşafNe 30/1130–160 tel/inch²DimiYoğun kullanım, uzun ömür
Havlu / bornozNe 20/2 havHav yüksekliği 3–5 mmHavlı dokumaEmicilik ve dolgunluk önceliği

Ölçü ve Dikim Değerleri: Ölçü Toleransı ve Dikiş Sıklığı

Ölçülerin yıkanmış hâl mi yoksa ham hâl mi olduğu mutlaka yazılmalıdır; aksi halde kabul testinde iki taraf farklı sonuçlar ölçer. İlk yıkamada kabul edilen maksimum çekme genellikle boy yönünde %4–5, en yönünde %2–3'tür.

  • Ölçü sapması toleransı: ±2 cm veya ±%2 (ürün grubuna göre belirlenir)
  • Dikiş sıklığı (SPI): kritik hatlarda 10–12 dikiş/inch
  • Dikiş tipi: kapalı overlok veya çift iğne; köşe ve bant dikişleri ayrıca tanımlanır
  • İplik numarası: dikişte genellikle Ne 50/2 veya eşdeğeri

İade, Ayıp ve Hasar Sorumluluğu Maddeleri

Ayıbın açık ve gizli olarak ayrılması, süreçlerin tamamını belirler. Açık ayıp teslimde muayenede görülür; gizli ayıp ise ancak yıkama veya birkaç kullanım sonrası ortaya çıkar. İade süreci adım adım yazılmadığında, iade nakliyesi ve depolama maliyeti tartışmanın merkezine oturur.

  1. Bildirim: Alıcı, tespit ettiği ayıbı yazılı olarak ve parti numarasını belirterek bildirir.
  2. Tespit: Taraflarca sayım/tutanağı düzenlenir; gerekirse bağımsız laboratuvar raporu alınır.
  3. İade nakliyesi: Ayıp tedarikçiden kaynaklanıyorsa nakliye bedeli tedarikçiye aittir.
  4. Çözüm: Yerine gönderim, bedel indirimi veya parti iptali; seçim hakkının kime ait olduğu yazılır.

İade edilen malın depolama sorumluluğu ve süresi de netleşmelidir; örneğin "iade kararından itibaren 30 gün içinde teslim alınmayan mal için depolama bedeli alıcıya yansıtılır" gibi. Bildirim süreleri ise şöyle kurgulanabilir:

  • Teslimde muayene: 7 gün içinde eksik/hatalı adet bildirimi
  • İlk yıkama sonrası: 30 gün içinde çekme ve renk şikâyeti
  • Kullanım sırasında gizli ayıp: tespitten itibaren 15 gün içinde bildirim

Nakliye Hasarı ve Sigorta Sorumluluğu

Riski hangi anda alıcıya geçtiği açıkça yazılmalıdır: araç üstü, depoda boşaltılmış veya palet teslimi. Yükleme, istifleme ve sabitleme sorumluluğu da bu tanıma bağlıdır — araç üstü teslimde sabitleme genelde tedarikçide, boşaltmada ise alıcıdadır.

Hasar tespit tutanağı örneği sözleşme eki olarak eklenmeli ve tutanağın teslim anında, nakliyeci huzurunda tutulması şart koşulmalıdır. Sonradan tutulan tutanakların kabul görmemesi, sahada en çok işe yarayan maddedir.

İlk Yıkamada Çıkan Kusurlar

Gizli ayıp maddesinin yıkama sonrasına bağlanması, otel tekstilinin doğası gereğidir; çünkü asıl yıpranma endüstriyel yıkamada başlar. Sözleşmede endüstriyel çamaşırhane koşulları referans olarak tanımlanmalı — örneğin yıkama sıcaklığı, sıkma ve kurutma yöntemi — aksi halde tedarikçi, "uygun olmayan yıkama" savunmasına sığınabilir.

Yıkama sonrası kabul/ret kararında ölçülecek değerler şunlardır: boy ve en çekmesi, gramaj değişimi, renk haslığı, hav dökülmesi, dikiş açılması ve kenar atması. Test yöntemi ortak belirlenmeli, anlaşmazlık hâlinde üçüncü taraf laboratuvar şartı sözleşmeye eklenmelidir.

Hangi Değer Hangi Yöntemle Doğrulanır?

Kabul testlerinin sözleşmede somut olarak tanımlanması, ihtilafı sahada çözer. Muayene dört aşamaya yayılır: üretim sonu, sevkiyat öncesi, mal kabul ve ilk yıkama sonrası.

Teknik değerKabul kriteriTest yöntemiTeyit belgesi
Gramaj (gr/m²)Beyanın ±%5 bandıKuru numune tartımı (10×10 cm kesit)Analiz raporu / ölçüm tutanağı
Elyaf içeriğiBeyandan ±%3 sapmaLaboratuvar elyaf analiziAnaliz raporu + etiket
Tel sıklığıŞartnamede yazan minimum tel/inch²Kumaş üzerinde tel sayımı (lup)Numune muayene formu
Ölçü±2 cm veya ±%2Yıkanmış numune ölçümüÖlçü tablosu + muayene tutanağı
ÇekmeBoy %4–5, en %2–3 sınırıİlk yıkama öncesi/sonrası ölçümYıkama test tutanağı
Renk haslığıYıkama ve sürtme haslığı sınıfıGri skala değerlendirmesiHaslık test raporu

Numune alma planı da yazıya dökülmelidir: parti başına kaç adet numune alınacak, kaç hatalı adet kabul edilecek, hangi hata oranında parti reddedilecek. Örneğin "parti büyüklüğünün %1'i kadar numune alınır, hatalı oranı %3'ü aşarsa parti reddedilir" gibi bir eşik, muayeneyi kişisel yorumdan kurtarır.

Ödeme Koşulları, Teminat ve Cezai Şartlar

Ödeme takvimi, teslim disiplinini doğrudan etkileyen sessiz bir maddedir. Avans, parti teslimi ve bakiye ödemesi sözleşmeye bağlanmalı; ödeme mutlaka mal kabul ve fatura teyidine bağlanmalıdır.

  • Avans: sipariş onayında, toplam bedelin belirli bir yüzdesi
  • Parti ödemesi: parti teslimi ve mal kabul tutanağının imzalanmasından sonra
  • Bakiye: yıl sonu veya tüm partiler kabul edildikten sonra
  • Garanti: teminat mektubu veya hak edişten kesinti yoluyla, sözleşme süresi + garanti süresi boyunca

Cezai şartlar tek başına gecikmeyi değil, eksik adet ve ayıplı oranı da kapsamalıdır. Üst sınır ve fesih hakkı her biri için ayrı yazılır; böylece tedarikçi riski baştan fiyatlıyor, alıcı da ağır bir yaptırımla karşı karşıya kalmıyor olur.

İmza Öncesi Son Kontrol: Sözleşmede Bu Maddeler Yoksa İmzalamayın

Tüm metni tek sayfalık bir kontrol listesine indirmek, imza öncesi en pratik adımdır. Aşağıdaki maddelerden biri eksikse, o maddenin doğuracağı tartışma neredeyse kesin olarak teslimden sonra ortaya çıkar.

  • Birim fiyat; ölçü, gramaj, elyaf içeriği ve adet bazında yazılı mı? → Kabul kriteri: karşılaştırılabilir teknik tanım. Sorumlu: satın alma.
  • Nakliye, boşaltma, paletleme ve KDV dahil/hariç durumu net mi? → Kabul kriteri: fatura tutarının sürprizsiz olması. Sorumlu: satın alma + finans.
  • Teknik şartname revizyon numarasıyla sözleşme eki sayılıyor mu? → Kabul kriteri: ek listesinde yazılı olması. Sorumlu: iki taraf.
  • Onaylı numune kodu, tarihi ve saklama süresi belirtilmiş mi? → Kabul kriteri: mühürlü iki kopya. Sorumlu: kalite/teknik.
  • Teslim süresi hangi tarihten sayılıyor? → Kabul kriteri: numune onayı + avans. Sorumlu: planlama.
  • Gecikme cezasının günlük oranı, üst sınırı ve fesih hakkı var mı? → Kabul kriteri: yazılı oran ve tavan. Sorumlu: hukuk + satın alma.
  • Ayıp bildirim süreleri (teslim, ilk yıkama, gizli ayıp) ayrı ayrı yazılı mı? → Kabul kriteri: üç ayrı süre. Sorumlu: kalite.
  • Risk geçiş anı ve hasar tutanağı örneği ekte mi? → Kabul kriteri: tutanağın teslim anında tutulması. Sorumlu: depo + nakliye.
  • Endüstriyel yıkama koşulları gizli ayıp maddesinde referans gösterilmiş mi? → Kabul kriteri: yıkama sıcaklığı ve yönteminin yazılı olması. Sorumlu: çamaşırhane + teknik.
  • Ödeme takvimi mal kabul şartına bağlanmış mı? → Kabul kriteri: kabul tutanağı olmadan ödeme doğmaması. Sorumlu: finans.

Teslim süresini kısaltmak veya acil sevkiyat koşullarını sözleşmeye bağlamak istiyorsanız, bu adımları planlama takvimiyle birlikte ele almak gerekir; hızlı tekstil teslimatı planlaması, minimum sipariş ve acil sevkiyat rehberi bu maddelerin operasyona nasıl yansıdığını gösterir. Tedarikçi seçimi aşamasındaysanız, nevresim takımı üreticileri karşılaştırma rehberi ve İstanbul içi aynı gün tekstil teslimatı koşul matrisi, sözleşmeye yazacağınız teslim taahhütlerinin gerçekçi olup olmadığını değerlendirmenize yardımcı olur.